При започване на работа с програмата трябва първо да въведете необходимата информация относно фирма, контролни точки, маршрути, след което трябва да въведете вашите МПС-та и водачите им.

Контролни точки (Обекти),  Контролни групи, Маршрут

ОБЕКТИ: Задават се по няколко начина:

-от ИНСТРУМЕНТИ/ОБЕКТИ/МЕНЮ/НОВ ОБЕКТ се маркира върху картата на необходимото място. В появилият се прозорец се въвеждат индивидуалните характеристики на обекта: ИМЕ, ОПИСАНИЕ, СНИМКА (ако е необходимо), време за контрол. Времето за контрол по подразбиране е 24 часа.

-При зареден маршрут за движение в ПОДРОБНА СПРАВКА се показва: ДВИЖЕНИЕ, ПРЕСТОЙ (различните видове). При еднократно кликване на ПРЕСТОЙ и правило мащабиране на картата се появява мястото му. Ако се направи двукратно кликване автоматично се появява прозореца за създаване на нов обект и такъв може да бъде създаден. Така лесно може да бъдат създадени обекти по маршрута за движение. Обектите може да бъдат квадрат или полигон. Вида се избира от: ОБЕКТИ/АРЕА КОНТРОЛНИ ГРУПИ. От ОБЕКТИ/МЕНЮ/НОВА ГРУПА се създава нова КОНТРОЛНА ГРУПА. Една контролна точка (обект) може да бъде в състава на различни контролни маршрута. Добавяне на обект в друг маршрут:

-маркирате маршрута – в лявата страна на екрана се появяват обектите в него;

-в дясната страна на екрана, където са всички обекти маркирате с мишката необходимият и го провлачвате до лявата част, към списъка на обектите в този маршрут;

-ако е необходима времева контрола на обекта с двукатно кликване върху него се появява прозореца за редакция на обекта, където се задава време за посещение.

-Един и същ обект може да присъства няколко пъти в даден маршрут. Желателно е времето за посещение на обект да бъде различно всеки път. Гараж – местата, предвидени за продължително паркиране и домуване на МПС-тата. От „Инструменти” кликвате върху подменю „Гараж”: Появява се панел „Точки които няма да се записват” от „Меню” имате възможност да изберете да Добавите гараж във формата на Квадрат, Окръжност или Полигон. При избор на „Квадрат” чрез избор на Контролна зона изчертавате желаната от Вас зона след което въвеждате Име, описание и група към която да спада гаража. Имате възможност да въведете работно време през което да се осъществява контрола върху гаража. При избор на „Окръжност” маркирате желана от Вас точка и отново въвеждате име, описание, време на контрол и контролна група за гаража. При избор на „Полигон” ръчно изчертавате гаражното си място след което след двукратно кликване върху последната маркирана точка се извежда познатото меню във което въвеждате име, описание, времеви контрол и контролна група към която да спада гаража. При избиране на „Изтрий” от менюто изтривате желаният от Вас гараж, след потвърждение за желаното от Вас действие. При избор на „Групи” се извежда информация относно групите от точки, които няма да се записват. Имате възможност да добавите нова група да изтриете съществуваща или да се откажете от по-нататъшни действия. При добавяне на група избирате името й след което натискате бутона „Одобрявам”. За да изведете на картата въведените по избран от по-горе изброените от Вас начини гаражи от панел „Визуализация” избирате „Гаражи” и избирате желаната от Вас група.

Населени места: За извеждане на меню Населени места и работа с тях, от панел „Инструменти” избирате „Населени места”. Имате възможност да добавяте, търсите, редактирате и изтривате населени места.Имате възможност да добавите населено място като изчертаете неговите граници по няколко начина (Правоъгълник, Окръжност, Полигон). За предпочитане е това да става чрез така наречения метод Полигон при който изчертавате желаните от Вас граници на населеното място. След двукратно кликване в крайната точка на полигона след изчертаване на желаните от Вас контури излиза поле в което въвеждате име и информация относно населеното място. За да визуалиризате изчертаните от Вас населени места от панел „Визуализация” избирате „Населени места” след което на картата се изчертават предварително въведените от Вас населени места. ГКПП(гранично контролно-пропусквателен пункт) ГКПП e опция свързана с лизинговите коли, които не трябва да напускат територията на страната, като при приближаването до въведен от Вас ГКПП на МПС-то програмата ще Ви сигнализира. За да въведете ГКПП от панел „Инструменти” избирате „ГКПП”. На появилият се прозорец избирате „Меню”. Имате възможност да добавите, редактирате или изтриете вече въведен ГКПП. За да добавите нов ГКПП изберете „Добави ГКПП”, след което с пойнтера маркирайте желания ГКПП. След кликване на желаното от Вас място въведете име на обекта, Диаметър на обекта и Описание на обекта. Извежда се и информация относно географските координата на обекта. За да видите вече въведените ГКПП от панел „Визуализация” избирате „ГКПП”.

ШОФЬОРИ:

-Всички необходими данни за картотеката на всеки водач на МПС: имена, рожденна дата, квалификация;

-шофирано превозно средство;

-ID номера на използваната RFID карта (ако има такава);

-допълнителна информация на водача: снимка, кратка характеристика.

ПРЕВОЗНИ СРЕДСТВА

Необходими данни всяко МПС за нормално функциониране на системата и генериране на отчети:
•регистрационен номер;
•година на производство;
•номер на вграденото GPS устройство;
•кратко описание на превозното средство;
•функционална гупа;
•регион на действие;
•начален километраж;
•позволен максимална скорост;
•прогнизируем разход на гориво – градско, извънрадско, зимно, лятно (реално засечен или по нормативни документи);
•възможност за задаване на цвят и икона за индивидуално показване маршрута на движение.

МОДУЛ МПС КОНТРОЛ:Въвеждат се всички периодични и еднократни действия по техническо обслужване на автопарка, както и индивидуално въвеждане работното време на всяко превозно средство :

•еднократни действия: накладки, детайли по носещите част и други, чиято смяна не е на точно определен период;

•периодични действия: годишни технически прегледи, смяна на масло, ремъци, филтри и др. При периодичните събития се въвежда:

-интервалите на повторение – по разстояние или време;

-времето за предупреждение преди изтичане на събитието. Системата следи за настъпили и предстоящи еднократни и периодични действия по обслужването на превозните средства. Във меню работно време се въвеждат работните дни и часово време на даденото МПС.

ГРУПА УСТРОЙСТВА: Системата поддържа различни групи устройства, според функциите и задачите, които решават:

-администрация, търговски агенти, техници, доставчици, сервиз и др.

РЕГИОНИ:Превознните средства могат да се разделят по регионален принцип в национален – София, Пловдив, Варна... или местен мащаб: Младост, Люлин, Надежда

ФИРМИ: Въвеждат се всички необходими данни за една или няколко фирми, които ползват автопарка.

АРХИВИ:С този инструмент се задава периода на архивирането и възможността на аватоматичното му правене. С цел по-оперативна и бърза работа със системата програмата прави архив на определен период от време и обикновенно се работи само с данни от последните 1-2 месеца. Ако се зададе заявка, използваща архивни данни, системата дава предупреждение, че справката ще се забави, автоматично разархивира и визуализира данните. След изпълнение на заявката архива се възстановява автоматично.Привилегии потребители (създаване на нови потребители: администратори и ползватели. Задаване на тяхните права за работа със системата.) От работен панел „Следа” изберете „ Прибилегии потребител”В появилият се прозорец влизате с вашият потребител(обикновенно администратор) след което въвеждате паролата за него и натискате „Вход”.Появява се администраторки панел с информация отностно потребителите и техните права, като имате възможност да добавяте/изтривате потребители както и да редактирате техните права.За да добавете нов потребител избирате бутона „Add” На появилият се прозорец в полето “Name” въвеждате желаното от Вас име на потребителя, в поле „Password” въвеждате паролата със която даденият потребител ще влиза в програмата, в поле “Password again” въвеждате отново желаната парола за да я потвърдите. Чрез “Account type” избирате между администратор или потребител, като администратора получава пълен пакет с права, докато за потребителя ги определяте Вие. За да промените името или статута на даден потребител избирате бутона “Edit”, като повтаряте същите операции като за въвеждането на потребител. За да премахнете определен от Вас потребител избирате бутона “Delete”, като след потвърждаване на желаната операция потребителя бива изтрит. За да определите правата на даден потребител избирате бутона “Rights”. Появилият се прозорец има 3 подразделения: “Devide” където се определя кое устроиство може да наблюдава даденият потребител, ”Program” където се определя финкциите които ще бъдат достъпни за селектираният потребител, ”Driver” където се определят шофьорите които ще може да вижда даденият потребител.